1.1. Intelli Next, sociedad constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.025.545-9, con domicilio principal en la Carrera 11 # 94-02, Centro de Negocios Manhattan, Oficina 109, Bogotá D.C., es la sociedad responsable de la presente Política.
1.2. Intelli Next es titular del derecho patrimonial de autor y productor del software MyIntelli, según consta en el Certificado de Registro de Soporte Lógico de la Dirección Nacional de Derecho de Autor del Ministerio del Interior de Colombia, Libro-Tomo-Partida 13-77-331, con fecha de registro del 23 de enero de 2020.
1.3. MyIntelli es una plataforma de gestión de fuerza laboral y seguridad electrónica que comprende, entre otros, los módulos de control de tiempo y asistencia, control de acceso, gestión de visitantes, control de casino y verificación biométrica.
1.4. Los canales de atención en materia de protección de datos personales son los indicados en la sección 17 de esta Política.
2.1. Esta Política aplica a todo tratamiento de datos personales que Intelli Next realice por sí o a través de sus encargados, en cualquier país donde preste servicios, con independencia del lugar donde se encuentren los servidores.
2.2. Intelli Next presta o ha previsto prestar servicios en diferentes jurisdicciones de América Latina, y proyecta su operación hacia los Estados Unidos de América y la Unión Europea. En consecuencia, la Política se estructura sobre un estándar corporativo único —el más exigente entre los marcos aplicables— y se complementa con las reglas particulares de cada jurisdicción recogidas en el Anexo A.
2.3. Cuando la ley de una jurisdicción imponga una obligación más estricta que la prevista en el cuerpo de esta Política, prevalece la ley local respecto de los titulares sometidos a ella. Cuando el estándar corporativo sea más estricto que la ley local, se aplica el estándar corporativo.
2.4. Esta Política no sustituye el aviso de privacidad ni las políticas propias de los clientes de Intelli Next, quienes conservan sus obligaciones frente a los titulares cuyos datos cargan en la plataforma.
3.1. Esta es la distinción que gobierna todo el documento y determina frente a quién responde cada parte.
| Escenario | Rol de Intelli Next | Rol del cliente |
|---|---|---|
| Datos de los trabajadores, contratistas y visitantes que el cliente carga o captura en MyIntelli | Encargado del tratamiento | Responsable del tratamiento |
| Datos de contacto comercial de prospectos, clientes, aliados y proveedores de Intelli Next | Responsable del tratamiento | No aplica |
| Datos de navegación y uso del sitio web propio de Intelli Next | Responsable del tratamiento | No aplica |
| Datos de los empleados de Intelli Next | Responsable del tratamiento | No aplica |
3.2. Como encargado, Intelli Next trata los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del cliente, no determina las finalidades del tratamiento, no utiliza los datos para fines propios y no los cede a terceros salvo instrucción del cliente u obligación legal.
3.3. Corresponde al cliente, en su calidad de responsable, definir la finalidad del tratamiento, obtener las autorizaciones de los titulares, entregar el aviso de privacidad, verificar la licitud del uso de biometría en su jurisdicción y atender en primera instancia las solicitudes de los titulares.
3.4. Intelli Next formaliza con sus clientes, cuando resulte aplicable, los acuerdos de tratamiento de datos personales que documentan el objeto, la duración, las categorías de datos, las instrucciones, las medidas de seguridad, el régimen de subencargados y las obligaciones de devolución o supresión al terminar el contrato.
3.5. Cuando Intelli Next reciba directamente de un titular una solicitud relativa a datos de los que es encargado, la trasladará al cliente responsable dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y se abstendrá de resolverla por su cuenta.
3.6. Aclaración aplicable a la Unión Europea. En esa jurisdicción el acuerdo de tratamiento de datos no es potestativo: el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos exige su celebración por escrito siempre que un encargado trate datos por cuenta de un responsable. En consecuencia, cuando Intelli Next preste servicios a clientes establecidos en la Unión Europea o trate datos de titulares sometidos a ese Reglamento, el acuerdo se suscribe en todo caso.
4.1. Los siguientes términos tienen el significado que se les asigna, en singular o plural:
| Término | Significado |
|---|---|
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales |
| Dato personal | Información vinculada o asociable a una persona natural determinada o determinable |
| Dato sensible | Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluidos los datos biométricos y de salud |
| Dato biométrico | Dato obtenido de un tratamiento técnico de las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona que permite o confirma su identificación única, como la huella dactilar o la geometría facial |
| Plantilla biométrica | Representación matemática cifrada e irreversible derivada de una característica biométrica, que no permite reconstruir la imagen de origen |
| Verificación 1:1 | Comparación de una muestra biométrica contra una única plantilla previamente registrada, para confirmar que la persona es quien dice ser |
| Identificación 1:N | Comparación de una muestra biométrica contra una base de múltiples plantillas, para averiguar de quién se trata |
| Responsable del tratamiento | Quien decide sobre la finalidad y los medios del tratamiento |
| Encargado del tratamiento | Quien trata datos por cuenta del responsable, conforme a sus instrucciones |
| Subencargado | Tercero contratado por el encargado para ejecutar parte del tratamiento |
| Titular | Persona natural a quien se refieren los datos personales |
| Transferencia | Envío de datos a un receptor que actúa como responsable |
| Transmisión | Envío de datos a un receptor que actúa como encargado y los trata por cuenta del responsable |
| Tratamiento | Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión |
5.1. Todo tratamiento se sujeta a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, minimización, proporcionalidad y responsabilidad demostrada.
5.2. El principio de minimización se aplica de manera reforzada a los datos biométricos: no se recolecta ningún dato biométrico que no sea estrictamente necesario para la finalidad declarada.
5.3. El principio de responsabilidad demostrada implica que Intelli Next conserva evidencia documental del cumplimiento de esta Política y la pone a disposición del cliente o de la autoridad competente cuando le sea requerida.
6.1. En su calidad de encargado, por cuenta de los clientes, la plataforma puede tratar las siguientes categorías, según los módulos contratados:
| Categoría | Ejemplos |
|---|---|
| Identificación | Nombres, documento de identidad, código de empleado, fotografía de perfil |
| Contacto | Correo electrónico corporativo, teléfono, área o centro de costo |
| Laboral | Cargo, jornada, turno, novedades, horas trabajadas, ausencias, permisos |
| Registros de marcaje | Fecha, hora, dispositivo y ubicación del registro de entrada y salida |
| Control de acceso | Puertas y zonas autorizadas, eventos de apertura, intentos denegados |
| Visitantes | Nombre, documento, empresa de origen, persona visitada, hora de entrada y salida |
| Biométricos | Plantilla derivada de huella dactilar o de geometría facial |
| Técnicos | Dirección IP, identificador y modelo de dispositivo, registros de auditoría de la sesión |
| Uso y productividad | Uso de aplicaciones, actividad e inactividad, tiempos de utilización y otros indicadores de productividad, cuando el módulo o la funcionalidad correspondiente se encuentre habilitado y conforme a la configuración contratada por el cliente |
6.2. En su calidad de responsable, Intelli Next trata datos de identificación y contacto de prospectos, clientes, aliados, proveedores y visitantes de su sitio web, además de los datos de sus propios empleados y candidatos.
6.3. Intelli Next no solicita ni determina como finalidad propia la recolección de datos sobre origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, opiniones políticas, afiliación sindical, vida u orientación sexual, ni datos genéticos.
6.4. Intelli Next no solicita ni determina como finalidad propia la recolección de datos de salud. No obstante, determinados clientes podrán cargar información de esta naturaleza cuando la funcionalidad contratada lo permita, bajo su responsabilidad y de conformidad con la legislación aplicable.
6.5. Los datos de uso y productividad se tratan únicamente cuando el cliente habilita el módulo o la funcionalidad correspondiente. Su tratamiento exige que el cliente informe previamente a los titulares sobre qué se mide y con qué alcance, y se limita a lo estrictamente necesario para la finalidad declarada. Estos datos no se emplean para vigilancia continua ni como fundamento único de decisiones automatizadas con efectos sobre el titular.
7.1. Como encargado, los datos se tratan exclusivamente para: prestar los módulos contratados; registrar y calcular asistencia, turnos y novedades; autorizar el acceso físico y lógico; gestionar el ingreso de visitantes; generar los reportes que el cliente configure; atender el soporte técnico; y garantizar la seguridad, disponibilidad y trazabilidad de la plataforma.
7.2. Como responsable, los datos se tratan para: gestionar la relación precontractual y contractual; emitir facturación y realizar cobranza; atender peticiones, consultas y reclamos; enviar comunicaciones comerciales cuando medie autorización, siempre con opción de retiro; cumplir obligaciones legales, contables y de prevención de lavado de activos; y ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas o judiciales.
7.3. Intelli Next no vende, arrienda ni cede a título oneroso datos personales, ni los emplea para finalidades distintas de las declaradas.
7.4. Intelli Next no utiliza los datos personales tratados por cuenta de sus clientes para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general. Cualquier utilización de servicios de inteligencia artificial de terceros que implique tratamiento de datos personales se sujetará a las instrucciones del cliente, las medidas de seguridad aplicables y el régimen de subencargados previsto en esta Política.
8.1. Según la jurisdicción y el rol, el tratamiento se apoya en una o varias de las siguientes bases: autorización del titular; ejecución de un contrato del que el titular es parte; cumplimiento de una obligación legal, en particular la obligación del empleador de llevar registro de jornada; interés legítimo, cuando la jurisdicción lo admita y previa ponderación documentada; y ejercicio o defensa de derechos.
8.2. La autorización del trabajador no se considera, por sí sola, base suficiente para el tratamiento de datos biométricos en el ámbito laboral. La relación de subordinación compromete su carácter libre, criterio sostenido por la autoridad de control en Ecuador y en España, entre otras. Por ello se exige, además, la concurrencia de una base legal adecuada, un juicio de proporcionalidad documentado y una alternativa no biométrica.
9.1. Calificación. Los datos biométricos son datos sensibles o de categoría especial en Colombia, Perú, Ecuador, Brasil, Chile —a partir de la vigencia de su nueva ley— y en la Unión Europea. En México no aparecen enumerados de forma expresa en la ley, pero la autoridad de control les aplica el régimen de datos sensibles. Intelli Next los trata como sensibles en todas las jurisdicciones, sin excepción.
9.2. Carácter facultativo. Ningún titular está obligado a entregar datos sensibles. La negativa a entregar un dato biométrico no puede acarrear consecuencias desfavorables, sanción disciplinaria ni denegación del servicio.
9.3. Alternativa no biométrica obligatoria. La plataforma ofrece, en todos los módulos que admiten biometría, al menos un método de identificación no biométrico —código personal, credencial de proximidad, código QR o aplicación móvil—. El cliente debe habilitarlo y ponerlo a disposición de quien no desee usar biometría. Esta regla es un estándar corporativo y, además, obligación expresa en Chile y en Ecuador.
9.4. Arquitectura del dato. El tratamiento biométrico se rige por las siguientes reglas técnicas:
9.5. Prohibiciones expresas. La plataforma no realiza reconocimiento de emociones ni inferencia de estados de ánimo, fatiga o atención; no realiza categorización biométrica dirigida a deducir raza, origen étnico, opiniones políticas, afiliación sindical, convicciones religiosas, vida u orientación sexual; no realiza extracción no selectiva de imágenes faciales de internet o de circuitos cerrados de televisión; y no adopta decisiones automatizadas con efectos jurídicos o significativos sobre el titular basadas únicamente en tratamiento biométrico. Estas tres primeras conductas constituyen prácticas prohibidas bajo el Reglamento de Inteligencia Artificial de la Unión Europea, exigible desde el 2 de febrero de 2025.
9.6. Evaluación de impacto. Antes de desplegar un tratamiento biométrico, el cliente responsable debe realizar y superar favorablemente una evaluación de impacto en la protección de datos, que documente el triple juicio de idoneidad, necesidad y proporcionalidad, y las medidas de mitigación adoptadas. Intelli Next pone a disposición del cliente la información técnica necesaria para elaborarla. Esta evaluación es obligatoria en Ecuador y en la Unión Europea, y altamente recomendable en las demás jurisdicciones.
9.7. Salvedades por jurisdicción en el uso de biometría laboral. El uso de biometría para control de asistencia y de acceso no está permitido en los mismos términos en todos los países. Intelli Next deja constancia expresa de las siguientes salvedades, que el cliente debe observar antes de habilitar el módulo biométrico:
9.8. Estas salvedades se actualizan con cada revisión de la Política. La habilitación del módulo biométrico en una jurisdicción no listada requiere verificación previa del marco local por parte del cliente responsable.
9.9. Menores de edad. La plataforma no está dirigida a menores de edad. Cuando un cliente requiera tratar datos de menores, deberá acreditar la base legal y la autorización de quien ejerza la patria potestad, y el tratamiento biométrico de menores requerirá aprobación previa y por escrito de Intelli Next.
10.1. Los plazos de conservación son los siguientes:
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Datos biométricos | Se conservan durante el tiempo necesario para la prestación del servicio y de acuerdo con las instrucciones del cliente, las finalidades autorizadas y las obligaciones legales aplicables. Una vez finalice la necesidad de su tratamiento o el vínculo contractual, se procede a su eliminación, anonimización o bloqueo, según corresponda, conforme a los procedimientos técnicos y ciclos de retención aplicables al servicio |
| Imagen de origen de la muestra biométrica | No se conserva: se descarta una vez generada la plantilla |
| Registros de marcaje, asistencia y control de acceso | El plazo lo determina el cliente como responsable, conforme a la legislación laboral de su país. Referencias legales: España cuatro (4) años, Brasil cinco (5) años, Colombia tres (3) años por prescripción de las acciones laborales, México la relación laboral más un (1) año |
| Datos de la cuenta del cliente al terminar el contrato | Devolución o supresión dentro de los noventa (90) días siguientes, a elección del cliente. Las copias de respaldo son administradas conforme a los procedimientos y ciclos técnicos de respaldo, conservación y recuperación definidos para el servicio, atendiendo criterios de seguridad, continuidad operativa y recuperación ante incidentes. La eliminación de la información contenida en dichas copias se realiza de acuerdo con los mecanismos técnicos y ciclos de retención aplicables |
| Registros de auditoría y seguridad | Se conservan durante el período definido en los procedimientos técnicos y de seguridad aplicables, de acuerdo con las necesidades de trazabilidad, seguridad, continuidad operativa y las obligaciones legales correspondientes |
| Datos de contacto comercial y marketing | Hasta la revocación de la autorización, con depuración de la base cada dos (2) años |
10.2. Sin perjuicio de lo anterior, cuando resulte aplicable la legislación biométrica del estado de Illinois, la destrucción del dato biométrico se produce cuando se cumpla la finalidad o dentro de los tres (3) años siguientes a la última interacción del titular, lo que ocurra primero, por exigencia del Biometric Information Privacy Act. En esa jurisdicción el plazo es una obligación legal y no admite prórroga por acuerdo entre las partes.
10.3. Vencido el plazo, la supresión es definitiva e irreversible, salvo que exista deber legal, contractual o judicial de conservación, caso en el cual el dato se bloquea y se conserva únicamente para ese fin.
11.1. MyIntelli opera íntegramente en la nube sobre la infraestructura de Amazon Web Services (AWS), sociedad de nacionalidad estadounidense, que actúa como subencargado de alojamiento. La región de alojamiento y procesamiento se encuentra en los Estados Unidos de América. En consecuencia, el tratamiento de datos realizado a través de la plataforma comporta una transferencia internacional hacia los Estados Unidos, amparada en los mecanismos de la cláusula 11.2.
11.2. Toda transferencia o transmisión internacional se ampara en al menos uno de los siguientes mecanismos, según la jurisdicción de origen: declaración o reconocimiento de nivel adecuado de protección; cláusulas contractuales tipo o modelo aprobadas por la autoridad competente; normas corporativas vinculantes; o autorización expresa e informada del titular, cuando la ley lo admita. Para titulares en Colombia, los Estados Unidos figuran en la lista de países con nivel adecuado de protección del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
11.3. Intelli Next mantiene un registro de subencargados con su identidad, función y país de tratamiento, disponible para el cliente a solicitud. La incorporación de un subencargado nuevo se comunica al cliente con antelación razonable y este puede objetarla por motivos fundados en protección de datos.
11.4. Para titulares sometidos al Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, Intelli Next suscribe las cláusulas contractuales tipo de la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914 y realiza una evaluación de impacto de la transferencia. Intelli Next informa de forma expresa que, con la infraestructura actual, el tratamiento de datos de titulares en la Unión Europea comporta una transferencia a los Estados Unidos. Como compromiso de esta Política, antes de prestar servicios a clientes establecidos en la Unión Europea, Intelli Next habilitará una región de alojamiento dentro del Espacio Económico Europeo para el procesamiento y almacenamiento de las plantillas biométricas de esos titulares.
11.5. Para transferencias internacionales desde Brasil se aplican las cláusulas-padrão aprobadas por la Resolución CD/ANPD N° 19 del 23 de agosto de 2024, exigibles para todos los contratos desde el 23 de agosto de 2025.
12.1. Intelli Next aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales al riesgo, entre ellas: cifrado en tránsito mediante TLS y cifrado en reposo; control de acceso por perfiles y principio de mínimo privilegio; autenticación reforzada para cuentas administrativas; segregación lógica de la información de cada cliente; registro de auditoría de accesos y operaciones sensibles; copias de respaldo con verificación periódica de restauración; y acuerdos de confidencialidad con todo el personal, vigentes también después de terminada su vinculación.
12.2. Ninguna medida de seguridad ofrece garantía absoluta. Intelli Next evalúa periódicamente la efectividad de sus salvaguardas y las actualiza conforme al estado de la técnica.
13.1. Ante un incidente que comprometa datos personales, Intelli Next, en su calidad de encargado, notificará al cliente responsable sin dilación indebida y a más tardar dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al momento en que tenga conocimiento del hecho, con la información disponible sobre naturaleza, categorías y volumen de datos afectados, consecuencias probables y medidas adoptadas.
13.2. El plazo de veinticuatro (24) horas es un estándar corporativo más exigente que el legal, y busca que el cliente pueda cumplir sus propios plazos de notificación a la autoridad, que son de setenta y dos (72) horas en la Unión Europea y de cuarenta y ocho (48) horas en Perú, entre otros.
13.3. Cuando Intelli Next actúe como responsable, notificará a la autoridad competente y a los titulares afectados en los términos y plazos de la ley aplicable.
14.1. El titular tiene derecho a: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso dado a sus datos; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando proceda; acceder de forma gratuita a sus datos; oponerse al tratamiento; solicitar la limitación del tratamiento y la portabilidad de sus datos, en las jurisdicciones que reconozcan estos derechos; y presentar quejas ante la autoridad de control competente.
14.2. El ejercicio del derecho es gratuito. La primera vía de atención es el canal de la sección 17; agotada esta, el titular puede acudir a la autoridad de control de su jurisdicción, indicada en el Anexo A.
14.3. Cuando Intelli Next actúe como encargado, dirigirá al titular al cliente responsable y colaborará con este para que la solicitud se atienda dentro del plazo legal.
14.4. El plazo de respuesta es el que fije la legislación aplicable al titular. Cuando Intelli Next actúe como encargado, el plazo corre para el cliente responsable y la colaboración de Intelli Next se presta dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al traslado de la solicitud.
15.1. Los sitios web de Intelli Next utilizan cookies y tecnologías similares para su funcionamiento, para recordar preferencias y para obtener estadísticas agregadas de uso. Las cookies no estrictamente necesarias se instalan únicamente con el consentimiento previo del usuario, que puede retirarse en cualquier momento desde el panel de configuración del sitio.
15.2. Los sitios pueden contener enlaces o contenidos incrustados de terceros. Intelli Next no responde por las prácticas de privacidad ni por el contenido de esos terceros, cuyas políticas el usuario debe consultar directamente.
16.1. Esta Política rige a partir de su publicación en el sitio web www.myintelli.ai, y sustituye a la versión anterior.
16.2. Intelli Next puede modificarla en cualquier momento. Todo cambio sustancial se comunicará a los clientes y se informará en el sitio web con anterioridad a su entrada en vigencia. El historial de versiones consta en la sección de control de cambios.
17.1. Las peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos personales se presentan por cualquiera de estos canales:
| Canal | Dato |
|---|---|
| Correo electrónico | info@intelli-next.com |
| Teléfono | +57 (1) 695 6100 |
| Dirección física | Carrera 11 # 94-02, Centro de Negocios Manhattan, Oficina 109, Bogotá D.C., Colombia |
| Sitio web | www.myintelli.ai |
17.2. La solicitud debe indicar el nombre y documento de identidad del titular, un canal de respuesta, la descripción clara de los hechos y los documentos que se quieran hacer valer.
Normativa verificada al 15 de septiembre de 2026.
Parágrafo 1. Colombia. Ley Estatutaria 1581 de 2012; Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26, que compila los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014; Decreto 090 de 2018; Título V, Capítulo Segundo de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio; y Ley 1266 de 2008 en materia de dato financiero. Los datos biométricos son sensibles por mención expresa del artículo 5 de la Ley 1581 y exigen autorización explícita. Autoridad de control: Superintendencia de Industria y Comercio, Delegatura para la Protección de Datos Personales. Las transferencias internacionales se rigen por el artículo 26 de la Ley 1581 y por la lista de países con nivel adecuado de la Circular Externa 005 de 2017.
Parágrafo 2. México. Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025 y vigente desde el 21 de marzo de 2025, que abrogó la ley del 5 de julio de 2010. El reglamento de la nueva ley está pendiente de expedición. Los datos biométricos no figuran enumerados de forma expresa entre los sensibles, pero la autoridad les aplica ese régimen y exige consentimiento expreso y por escrito, sin que baste la simple aceptación del aviso de privacidad. Autoridad de control: Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, tras la extinción del INAI.
Parágrafo 3. Perú. Ley N° 29733 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 016-2024-JUS, vigente desde el 30 de marzo de 2025, que derogó el Decreto Supremo N° 003-2013-JUS. Los datos biométricos son sensibles por mención expresa y su tratamiento exige consentimiento por escrito. El reglamento incorpora la figura del delegado de protección de datos, el derecho de portabilidad, la notificación de brechas en cuarenta y ocho (48) horas y la aplicación extraterritorial. Autoridad de control: Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales, adscrita al Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.
Parágrafo 4. Ecuador. Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, publicada el 26 de mayo de 2021, con régimen sancionatorio aplicable desde el 26 de mayo de 2023; Reglamento General aprobado por Decreto Ejecutivo N° 904 de 2023; y la normativa secundaria de la Superintendencia, incluida la Norma General para el Tratamiento de Datos Biométricos. Los datos biométricos son categoría especial. La Superintendencia ha fijado criterio expreso sobre biometría para registro de asistencia laboral —Oficios SPDP-IRD-2025-0031-O y SPDP-IRD-2025-0065-O—: solo procede si se supera el test de proporcionalidad, el análisis de riesgos no arroja riesgo alto o crítico y se practica evaluación de impacto; el consentimiento del trabajador es necesario pero insuficiente y la alternativa no biométrica es obligatoria. Autoridad de control: Superintendencia de Protección de Datos Personales.
Parágrafo 5. Chile. Rige la Ley 19.628 sobre Protección de la Vida Privada hasta el 30 de noviembre de 2026, y la Ley 21.719 a partir del 1 de diciembre de 2026, que califica los datos biométricos como sensibles en su artículo 16 ter y crea la Agencia de Protección de Datos Personales. Con independencia de lo anterior, la Resolución Exenta N° 38 de la Dirección del Trabajo es exigible desde ya y obliga a que el sistema de registro y control de asistencia ofrezca al menos dos métodos de reconocimiento, de los cuales al menos uno no sea biométrico.
Parágrafo 6. Brasil. Lei N° 13.709 de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, modificada por la Lei N° 15.352 del 25 de febrero de 2026 en lo relativo a la estructura de la autoridad. Los datos biométricos son sensibles por mención expresa del artículo 5°, II. En la relación laboral la base de legitimación dominante es el cumplimiento de obligación legal del artículo 11, II, letra a), en relación con el artículo 74 de la Consolidação das Leis do Trabalho, y no el consentimiento del trabajador. Las transferencias internacionales se rigen por la Resolución CD/ANPD N° 19 del 23 de agosto de 2024. Autoridad de control: Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Parágrafo 7. Unión Europea y España. Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos, y en España la Ley Orgánica 3/2018. Los datos biométricos destinados a identificar de manera unívoca son categoría especial del artículo 9, tanto en identificación como en verificación. La Agencia Española de Protección de Datos, en su guía de noviembre de 2023, concluyó que la normativa española no contiene una autorización suficientemente específica que habilite la biometría para control de presencia, que ni el artículo 34.9 ni el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores sirven a ese efecto y que el consentimiento del trabajador no levanta la prohibición del artículo 9.1. Se exige evaluación de impacto previa y, si subsiste riesgo residual alto, consulta previa a la autoridad. Aplica además el Reglamento (UE) 2024/1689 de Inteligencia Artificial, cuyas prohibiciones son exigibles desde el 2 de febrero de 2025. Autoridad de control en España: Agencia Española de Protección de Datos.
Parágrafo 8. Estados Unidos de América. No existe ley federal integral de privacidad. Aplican las leyes biométricas estatales, en particular el Biometric Information Privacy Act de Illinois, que exige aviso escrito previo con indicación de la finalidad y del plazo de conservación, autorización firmada —admitiéndose la firma electrónica desde la reforma del 2 de agosto de 2024—, política pública de retención y destrucción, prohibición de lucro con el dato y destrucción a los tres (3) años de la última interacción; el Capture or Use of Biometric Identifier Act de Texas, modificado por la Texas Responsible AI Governance Act vigente desde el 1 de enero de 2026; el RCW 19.375 del estado de Washington; y la enmienda biométrica a la Colorado Privacy Act, vigente desde el 1 de julio de 2025, que habilita expresamente exigir biometría para el acceso a áreas y sistemas seguros y para el registro de inicio y fin de la jornada laboral. Aplica asimismo la normativa de privacidad del consumidor de California, que califica la información biométrica como información personal sensible.
Parágrafo 9. Prevalencia y actualización. Este anexo refleja la normativa verificada a la fecha de la revisión indicada en la cabecera. Cuando una norma citada sea modificada, derogada o sustituida, se entenderá referida a la que la reemplace, y el anexo se actualizará en la siguiente versión de la Política. Ninguna omisión en este anexo exime del cumplimiento de la ley aplicable.
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